Présence digitale

Gérer sa présence en ligne— sans exposer ce qui doit rester privé

Votre activité peut avoir besoin d'un site, de photographies, d'une présence sur Google, de réseaux sociaux, d'un numéro de téléphone ou d'un moyen de prendre rendez-vous… sans que votre adresse privée, votre numéro personnel, votre quotidien, certaines informations sur votre identité ou tout ce qui entoure votre vie professionnelle aient besoin de devenir accessibles à n'importe qui.

La difficulté vient souvent du fait que cette frontière n'a jamais réellement été pensée.

On crée un compte avec son numéro personnel ; on utilise une adresse email depuis plusieurs années, on publie une photographie sans regarder ce qu'elle révèle, on indique une adresse parce qu'un formulaire la demande, on connecte plusieurs outils entre eux… et progressivement, des informations qui avaient été communiquées dans des contextes différents commencent à former un ensemble.

Le problème n'est donc pas seulement de savoir ce que vous publiez.

Il faut aussi savoir ce que votre présence digitale permet de relier.

Votre activité a besoin d'informations ; pas nécessairement de toutes vos informations

Lorsqu'une personne découvre votre activité, elle a besoin d'être rassurée.

Elle veut comprendre ce que vous proposez, savoir comment cela fonctionne, avoir une idée de votre localisation lorsque celle-ci est pertinente ; elle peut vouloir découvrir votre travail, connaître vos tarifs, vérifier certaines conditions ou simplement savoir comment vous contacter.

Toutes ces informations ont une fonction commerciale.

Votre adresse personnelle complète, en revanche, n'en a peut-être aucune.

Même chose pour votre numéro privé, certains comptes personnels, votre nom complet selon la manière dont votre activité est structurée, vos déplacements ou les informations concernant les personnes qui vivent avec vous.

La question à se poser n'est donc pas :

« Qu'est-ce que je peux mettre sur internet ? »

Mais :

« De quoi quelqu'un a-t-il réellement besoin à cette étape de la relation ? »

Cette distinction change énormément de choses.

Une personne qui découvre votre activité n'a pas nécessairement besoin des mêmes informations qu'une cliente qui vient de réserver ; cette cliente n'a elle-même pas besoin d'accéder à tout ce que vous utilisez en interne.

Votre présence peut donc fonctionner par niveaux.

Public ne doit pas forcément signifier complet.

Une information peut être utile sans devoir être publique

Prenons une adresse.

Si vous recevez des clients dans un lieu qui nécessite une certaine discrétion, vous pouvez avoir besoin qu'ils connaissent évidemment l'adresse exacte avant leur rendez-vous.

Cela ne signifie pas nécessairement qu'elle doive apparaître publiquement sur chaque page de votre site.

Avant la réservation, une ville ou une zone peut parfois suffire ; après confirmation, l'adresse précise peut être communiquée à la personne concernée avec les informations nécessaires pour son rendez-vous.

Même logique pour certaines instructions, certains documents ou certains contenus.

Une information peut être affichée publiquement ; envoyée après une demande ; transmise uniquement après validation ; accessible depuis un espace privé ou simplement communiquée manuellement lorsque la situation l'exige.

Le choix dépend de l'activité.

C'est justement ce que nous avons commencé à développer dans Avoir un espace qui vous appartient vraiment — pas à une plateforme : disposer de sa propre infrastructure permet de réfléchir beaucoup plus précisément à ce qui doit être accessible, à qui et à quel moment.

Vous ne choisissez plus uniquement entre :

publier ou ne pas publier.

Vous pouvez commencer à penser en termes d'accès.

Google ne voit pas votre site comme un client

C'est une nuance importante.

Une page accessible publiquement peut potentiellement être découverte, explorée et indexée par les moteurs de recherche ; selon sa configuration et les informations qu'elle contient, certains éléments peuvent donc apparaître dans les résultats de recherche.

Et parfois, c'est exactement ce que vous souhaitez.

Vous voulez que votre page de service soit trouvée ; que votre activité apparaisse lorsqu'une personne cherche ce que vous proposez dans votre région ; que vos articles puissent continuer à attirer de nouveaux visiteurs plusieurs mois après leur publication.

C'est toute la logique que nous avons développée dans Être trouvée dans six mois par quelqu'un qui ne vous cherche pas encore aujourd'hui.

Mais tout n'a pas vocation à être référencé.

Une page destinée uniquement à certains clients, une ressource privée, une information interne ou une page technique n'a pas nécessairement besoin d'apparaître dans Google.

La visibilité doit donc être intentionnelle.

Ce que vous souhaitez faire trouver doit pouvoir être trouvé ; ce qui n'a aucune raison d'être public doit être traité autrement.

Et cette réflexion devrait idéalement avoir lieu au moment où le site est construit, pas après avoir découvert qu'une information apparaît déjà quelque part.

Ne pas afficher une information ne suffit pas toujours à la protéger

C'est là que la distinction entre « discret » et « privé » devient importante.

Une page difficile à trouver n'est pas nécessairement une page privée.

Si elle possède une URL publique, si elle est accessible sans authentification ou si quelqu'un peut obtenir son lien, le simple fait de ne pas la placer dans le menu ne constitue pas une véritable protection.

Même chose pour un document dont on partagerait simplement le lien en supposant que personne d'autre ne le trouvera.

Lorsqu'une information doit réellement être réservée à certaines personnes, il faut réfléchir à un véritable mécanisme d'accès : authentification, espace client, lien correctement sécurisé ou autre solution adaptée au niveau de confidentialité recherché.

Cela ne signifie pas qu'il faut mettre un mot de passe partout.

Encore une fois, le niveau de protection doit correspondre à ce qui est protégé.

Mais il existe une différence fondamentale entre :

« Je ne l'ai pas affiché. »

et :

« J'en ai contrôlé l'accès. »

Votre nom professionnel peut devenir une frontière

Pour certaines activités, le nom utilisé professionnellement n'est pas nécessairement celui utilisé dans la vie privée.

Il peut s'agir d'un nom de marque, d'un nom commercial, d'un pseudonyme professionnel ou simplement d'une identité construite autour de l'activité.

Cette séparation peut avoir énormément de valeur.

Elle permet au prospect de rechercher l'activité, retrouver le site, consulter les réseaux professionnels et accéder aux informations nécessaires sans être automatiquement dirigé vers les espaces personnels de la personne qui se trouve derrière.

Mais cette séparation doit être cohérente.

Si le site utilise un nom professionnel tandis que certaines pages renvoient vers un email personnel contenant le nom complet, qu'un document public utilise une autre identité et qu'un réseau professionnel est connecté à un compte privé, la frontière devient beaucoup plus facile à traverser.

Cela ne signifie pas qu'une séparation parfaite est toujours possible ; certaines obligations légales peuvent notamment imposer l'affichage de certaines informations selon le statut, le pays et la nature de l'activité.

L'objectif n'est donc pas de cacher ce qui doit légalement être communiqué.

Il est d'éviter de rendre public ce qui ne devait l'être que par habitude ou par négligence.

Un numéro professionnel n'est pas uniquement une question d'image

Utiliser le même numéro pour sa famille, ses amis, ses clients, ses inscriptions en ligne et ses comptes professionnels semble parfaitement pratique au départ.

Un seul téléphone.

Un seul numéro.

Aucune complication.

Puis l'activité grandit.

Le numéro apparaît sur le site, circule dans les messages, est enregistré par des clients, utilisé dans certains outils et parfois associé à différents comptes.

À ce stade, changer de numéro devient beaucoup plus compliqué.

Disposer d'une ligne professionnelle distincte peut donc avoir plusieurs fonctions : mieux organiser les communications, créer une frontière avec les échanges privés et surtout conserver davantage de contrôle sur une information qui peut circuler très facilement.

La même logique vaut pour l'adresse email.

Une adresse professionnelle ne sert pas uniquement à paraître plus sérieuse ; elle permet aussi d'éviter que l'adresse utilisée depuis dix ans pour des comptes personnels devienne progressivement l'identifiant public de toute l'activité.

Ce sont de petits choix.

Mais lorsqu'ils sont pensés dès le départ, ils évitent énormément de mélanges par la suite.

Les photographies montrent parfois davantage que ce que vous vouliez montrer

Une photographie peut sembler parfaitement anodine.

Vous voulez montrer un résultat, une tenue, un produit, un lieu ou simplement partager une image de votre travail.

Mais l'arrière-plan peut raconter autre chose : une rue visible depuis une fenêtre, un document posé sur une table, un badge, une plaque, le reflet d'un écran, un détail permettant d'identifier un lieu ou une personne qui n'avait aucune raison d'apparaître.

Il existe également les informations techniques associées aux fichiers.

Selon la manière dont une photographie a été créée, enregistrée ou traitée, elle peut contenir des métadonnées ; les plateformes et outils ne les gèrent pas tous de la même manière.

Il ne s'agit pas de devenir méfiante à chaque fois que vous publiez une image.

Mais lorsqu'une activité nécessite davantage de discrétion, regarder une photographie uniquement pour ce qu'elle est censée montrer n'est parfois pas suffisant.

Il faut aussi regarder ce qu'elle montre involontairement.

Cette logique vaut particulièrement lorsqu'on travaille depuis un lieu privé ou lorsqu'une partie importante de l'activité repose sur l'image.

Les réseaux personnels et professionnels méritent parfois une vraie séparation

Créer un compte professionnel à partir d'un compte personnel existant est souvent la solution la plus rapide.

Et dans de nombreuses activités, cela ne pose aucun problème.

Mais lorsque la séparation entre vie privée et activité professionnelle possède une vraie importance, il faut regarder plus loin que ce qui est visible sur le profil.

Quels comptes sont reliés entre eux ? Quelles informations sont utilisées pour la récupération ? Quels contacts peuvent être synchronisés ? Quelles recommandations croisées peuvent apparaître ? Quelles informations sont publiques ? Qu'est-ce qu'une personne peut retrouver simplement en passant d'un compte à l'autre ?

Il n'existe pas une configuration universelle qui garantirait une séparation parfaite sur toutes les plateformes ; leurs fonctionnalités et leurs paramètres évoluent.

L'important est de ne pas supposer qu'avoir créé deux profils signifie automatiquement avoir créé deux univers totalement indépendants.

Une séparation visuelle n'est pas toujours une séparation technique.

Et lorsqu'elle est importante pour votre activité, elle mérite d'être vérifiée.

Votre site peut inspirer confiance sans raconter toute votre vie

C'est probablement l'une des peurs les plus fréquentes lorsqu'on souhaite limiter certaines informations :

« Est-ce que les gens vont quand même me faire confiance ? »

Oui, à condition que le reste de la présence leur donne suffisamment de raisons de le faire.

Nous l'avons développé dans Votre site comme première poignée de main — avant même que vous ayez répondu : la crédibilité ne repose pas uniquement sur la quantité d'informations personnelles que vous rendez publiques.

Elle se construit également avec la cohérence.

Un site clair, des informations précises, un univers travaillé, des prestations correctement expliquées, des conditions compréhensibles, des photographies cohérentes et une manière structurée de prendre contact peuvent rassurer énormément.

Vous pouvez également expliquer votre expérience, votre approche ou votre manière de travailler sans nécessairement donner accès à tous les éléments de votre identité personnelle.

Il existe une différence entre être transparente sur votre activité et être transparente sur votre vie.

Votre client a besoin de comprendre avec qui il travaille ; il n'a pas nécessairement besoin de pouvoir reconstruire tout ce qui existe autour.

Les formulaires peuvent eux aussi en demander beaucoup trop

Lorsqu'on construit un formulaire, il est tentant d'ajouter des champs.

Nom.

Prénom.

Téléphone.

Email.

Adresse.

Date de naissance.

Budget.

Réseaux sociaux.

Comment avez-vous entendu parler de nous ?

Quelques questions supplémentaires « au cas où ».

Et progressivement, on commence à collecter beaucoup plus d'informations que ce dont on avait réellement besoin pour traiter la demande.

Le RGPD pose notamment un principe de minimisation des données : les données personnelles traitées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité poursuivie.

Cette logique est particulièrement saine, même au-delà de la conformité.

Si vous n'avez pas besoin d'une information, pourquoi la demander ?

Chaque donnée supplémentaire doit être collectée, transmise quelque part, potentiellement stockée, protégée et supprimée lorsque sa conservation n'est plus justifiée.

Moins collecter peut donc aussi signifier moins avoir à protéger.

Et vos propres clients ont eux aussi droit à cette discrétion

La réflexion ne doit évidemment pas s'arrêter à vos informations personnelles.

Si votre activité nécessite une certaine discrétion, il est probable qu'une partie de votre clientèle apprécie exactement la même chose.

Un formulaire contenant des informations sensibles ne devrait pas circuler inutilement entre plusieurs outils ; une notification ne devrait pas révéler davantage que nécessaire ; un agenda partagé doit être pensé avec attention ; un email de confirmation ne devrait pas contenir des informations qui n'ont aucune raison d'y figurer.

Même le nom donné à un rendez-vous peut parfois mériter réflexion selon le contexte dans lequel il apparaîtra.

Ce sont des détails.

Mais la confidentialité se joue souvent précisément dans les détails.

Une entreprise peut avoir une excellente politique de confidentialité et malgré tout utiliser quotidiennement des processus dans lesquels beaucoup trop d'informations circulent.

Le RGPD ne devrait donc pas être uniquement une page située dans le footer du site.

Il devrait aussi influencer la manière dont l'information se déplace.

Connecter plusieurs outils peut multiplier les endroits où une donnée existe

Prenons un formulaire très simple.

Une personne le remplit sur votre site ; l'information est envoyée par email, enregistrée dans votre outil de gestion, transmise à une automatisation et peut-être copiée dans un agenda.

Une seule donnée vient potentiellement d'apparaître dans quatre endroits différents.

Cela peut être parfaitement justifié.

Mais encore faut-il le savoir.

C'est exactement la problématique que nous avons abordée dans Pourquoi vos outils ne communiquent pas entre eux — et combien ça vous coûte réellement : connecter des outils peut résoudre énormément de problèmes d'organisation, mais cela crée également des flux qu'il faut être capable de comprendre.

Lorsqu'il s'agit de données personnelles, la question devient encore plus importante.

Où l'information est-elle stockée ? Quels prestataires la reçoivent ? Combien de temps est-elle conservée ? Qui peut y accéder ? Est-il réellement nécessaire qu'elle passe par chacun de ces services ?

Une bonne automatisation n'est donc pas uniquement celle qui fait gagner du temps.

C'est aussi celle qui ne fait pas voyager une information inutilement.

Comprendre son trafic ne nécessite pas forcément de suivre chaque personne

La même logique s'applique aux statistiques du site.

Vous pouvez vouloir savoir combien de personnes visitent vos pages, d'où elles viennent, quels contenus fonctionnent et quelles pages conduisent davantage vers une prise de contact.

Toutes ces informations peuvent être extrêmement utiles.

Mais comprendre une tendance ne signifie pas nécessairement vouloir identifier ou suivre individuellement chaque visiteur.

C'est précisément la question que nous avons développée dans Analytics sans cookies : peut-on vraiment comprendre ses visiteurs sans les traquer ?

Pour beaucoup d'indépendants, les données réellement utiles sont relativement simples : telle page attire du trafic, telle source apporte davantage de visiteurs, tel contenu génère plus de prises de contact, telle page est rarement consultée.

Vous avez besoin de comprendre ce qui se passe.

Pas nécessairement qui est chaque personne qui le fait.

Cette différence permet souvent de construire une mesure beaucoup plus proportionnée à la réalité de l'activité.

La discrétion ne consiste pas à disparaître

C'est probablement le point le plus important.

À force de vouloir protéger certaines informations, on pourrait finir par rendre l'activité presque impossible à trouver : aucune localisation, aucune présentation, très peu de contenu, aucun moyen clair de prendre contact et tellement peu d'informations que le visiteur ne sait même pas s'il peut faire confiance à ce qu'il voit.

Ce n'est pas l'objectif.

Une présence discrète peut être extrêmement visible.

Elle peut être parfaitement référencée, posséder une identité forte, montrer un travail remarquable et permettre de comprendre précisément ce qui est proposé.

Elle choisit simplement ce qui appartient réellement à cette présence.

Votre marque peut être visible.

Votre travail peut être visible.

Votre expertise peut être visible.

Votre univers peut être visible.

Votre offre peut être visible.

Cela ne signifie pas que tout le reste doit suivre.

Il faut également accepter qu'une information publique puisse circuler

C'est une réalité importante.

Une fois qu'une information est rendue publique sur internet, il devient difficile de contrôler totalement ce qui lui arrive ensuite : elle peut être copiée, capturée, partagée, référencée ailleurs ou conservée par différents services.

Supprimer une page plus tard ne garantit donc pas que toute trace de cette information disparaîtra immédiatement de partout.

Cela ne doit pas conduire à la peur de publier.

Mais cela justifie de réfléchir avant.

Est-ce que je serais à l'aise si cette information était encore accessible dans plusieurs années ?

Est-elle réellement nécessaire ?

Est-ce qu'elle concerne uniquement mon activité ou révèle-t-elle autre chose ?

Est-ce que je pourrai facilement la modifier si ma situation change ?

Cette réflexion prend quelques minutes.

Elle peut éviter beaucoup de complications.

Pensez votre présence en couches

Une manière simple d'aborder le sujet consiste à imaginer plusieurs niveaux.

Ce qui doit être trouvé : votre activité, votre univers, vos prestations, vos contenus, votre zone lorsque celle-ci est pertinente.

Ce qui doit être compris : vos tarifs ou votre positionnement, votre fonctionnement, vos conditions principales, votre manière de prendre contact.

Ce qui doit être transmis au bon moment : une adresse précise, certaines instructions, certains documents ou informations réservées aux personnes concernées.

Ce qui doit rester interne : les informations dont le public et les clients n'ont aucune raison d'avoir connaissance.

La frontière exacte sera différente pour chaque activité.

Mais le simple fait de la définir permet déjà d'éviter énormément de publications par défaut.

Parce qu'au fond, la discrétion digitale ne consiste pas à cacher.

Elle consiste à décider.

Votre présence devrait travailler pour vous sans vous rendre disponible à tout le monde

Un site peut vous permettre d'être trouvée à n'importe quelle heure.

Cela ne signifie pas que vous devez répondre à n'importe quelle heure.

Il peut présenter votre travail à des milliers de personnes.

Cela ne signifie pas que ces milliers de personnes doivent connaître votre adresse.

Il peut permettre à quelqu'un de comprendre qui vous êtes professionnellement.

Cela ne signifie pas qu'il doit lui donner accès à votre vie personnelle.

Et il peut collecter certaines informations nécessaires à votre activité sans devenir un endroit où l'on demande tout ce qu'il serait techniquement possible de demander.

C'est cette frontière qui permet de construire une présence réellement durable : suffisamment visible pour développer l'activité ; suffisamment structurée pour inspirer confiance ; suffisamment autonome pour ne pas dépendre entièrement d'une plateforme… mais également suffisamment maîtrisée pour que cette visibilité ne devienne pas une exposition permanente.

Chez by Noreliam, cette réflexion fait partie de la conception.

Nous ne regardons pas uniquement ce qu'un site doit montrer ; nous regardons également ce qui n'a aucune raison d'être public, à quel moment certaines informations doivent apparaître, quelles données sont réellement nécessaires et comment elles circulent ensuite entre les différents outils.

Parce qu'une bonne présence digitale ne devrait pas vous demander de choisir entre visibilité et discrétion.

Elle devrait vous permettre de maîtriser les deux.